Biznesa procesu automatizācija: ar ko sākt un kā novērtēt rezultātu

1. Kuru procesu automatizēt vispirms

Labs pirmais kandidāts regulāri atkārtojas, izmanto pieejamus datus un dod skaidru rezultātu: izveidot pieteikumu, piešķirt atbildīgo, mainīt statusu vai atgādināt par kavējumu. Jo mazāk subjektīvu lēmumu scenārijā, jo vienkāršāk pārbaudīt tā darbību.

Nesāciet ar visa uzņēmuma pārveidi. Ja darbinieki atšķirīgi saprot, kad pasūtījums ir gatavs izpildei, vispirms vienojieties par šo noteikumu. Citādi programma tikai ātrāk pārvietos pretrunīgus datus. Retam uzdevumam ar nelielu darba apjomu var pietikt ar veidni vai skaidrāku instrukciju.

• ✓Process atkārtojas pietiekami bieži, lai izmērītu ieguvumu.
• ✓Ir atbildīgais par rezultātu un apstrādes noteikumiem.
• ✓Ievaddati ir pieejami un to formāts ir saprotams.
• ✓Kļūdas var pamanīt, izlabot un nodot cilvēkam.

2. Aprakstiet viena pieteikuma ceļu

Izsekojiet anonimizētam pieteikumam no saņemšanas līdz pabeigšanai. Katrā solī pierakstiet sistēmu, darbinieka darbību, vajadzīgos laukus un pārejas nosacījumu. Atsevišķi fiksējiet gaidīšanu: piecas minūtes darba un divas dienas līdz atbildei ir dažādas problēmas.

Ilustratīvs piemērs: mājaslapas forma saņem apkopes pieprasījumu, CRM izveido darījumu, vadītājs precizē detaļas un sistēma piešķir uzdevumu meistaram. Nestandarta pieprasījumus izskata darbinieks. Katrā pārejā jānosaka datu īpašnieks, atļautie statusi un rīcība kļūmes gadījumā, tostarp tas, kurš redzēs pieteikumu, kamēr CRM nav pieejama.

3. Aprēķiniet ieguvumu bez pārspīlējumiem

Sākotnējam novērtējumam reiziniet operāciju skaitu mēnesī ar ietaupītajām minūtēm un daliet ar 60. Atņemiet laiku uzraudzībai, izņēmumu apstrādei un uzturēšanai. Iekļaujiet tikai darbības, kuras pēc ieviešanas patiešām vairs nebūs jāveic.

Nosacīts aprēķins, nevis klienta pieredzes apraksts: 300 pieteikumu mēnesī, viena pieteikuma apstrāde samazinās no sešām līdz divām minūtēm. Tas atbrīvo 20 stundas. Ja uzraudzība un izņēmumi prasa piecas stundas, paliek 15. Pie pieņemtām pilnajām darbaspēka izmaksām €20 stundā tas ir €300 komandas laika resursa mēnesī. Atņemot nosacītus €100 par rīkiem un uzturēšanu, aprēķinātais neto ieguvums ir €200. Ja ieviešana izmaksātu €2 000, vienkāršais atmaksāšanās periods pie nemainīgiem pieņēmumiem būtu desmit mēneši.

Atbrīvots laiks nav automātisks naudas ietaupījums. Ieguvums rodas, ja komanda to izmanto citam lietderīgam darbam vai tiešām samazina izmaksas. Tas ir sākotnējs darbības novērtējums, nevis finanšu prognoze; tajā nav iekļauti nodokļi, kapitāla izmaksas un slodzes izmaiņas. Mazāku zaudēto pieteikumu skaitu un ātrāku atbildi vērtējiet atsevišķi.

4. Gatavs savienotājs vai individuāla integrācija

Vispirms pārbaudiet jau izmantoto sistēmu iespējas. Gatava integrācija var būt pietiekama, ja tā atbalsta vajadzīgos laukus, datu nodošanas virzienu un atkārtotu apstrādi. Automatizācijas platforma var noderēt pilotprojektam, taču jāizvērtē operāciju limiti, piekļuves tiesības un kļūdu pārskatāmība.

Individuāls backend risinājums ir apsverams nestandarta noteikumiem, vairākiem datu avotiem, sarežģītām tiesībām vai īpašām atjaunošanas prasībām. Salīdziniet kopējās izmaksas: konfigurēšanu, licences, uzturēšanu, izmaiņas un datu eksportu. Pieslēgto servisu skaits pats par sevi neparāda risinājuma kvalitāti.

5. Sāciet pilotprojektu ar pārbaudāmiem kritērijiem

Ierobežojiet pirmo versiju ar vienu pieteikumu veidu vai vienu komandu. Vienojieties par novērošanas periodu un pietiekamu operāciju skaitu: trīs veiksmīgi testi neparāda ikdienas slodzi. Pirms palaišanas fiksējiet sākotnējos rādītājus salīdzināmā periodā.

Pieņemšanas kritērijiem jāapraksta rezultāts. Atkārtota iesniegšana nedrīkst radīt otru uzdevumu; ārējas sistēmas nepieejamības dēļ saglabāts pieteikums nedrīkst pazust; neveiksmīgām operācijām jābūt redzamām darbiniekam. Nosakiet uzraudzības atbildīgo un pagaidu manuālo darba kārtību.

• ✓Pārbaudīts parastais scenārijs, trūkstoši lauki un atkārtota iesniegšana.
• ✓Ārējās sistēmas kļūme nerada nepamanītu pieteikuma zudumu.
• ✓Ir kļūdu žurnāls un apstrādes atjaunošanas kārtība.
• ✓Piešķirtas tikai vajadzīgās tiesības, noslēpumi nenonāk pārlūkā.
• ✓Apstrādes laiks un kļūdu īpatsvars salīdzināti ar sākotnējiem rādītājiem.

6. Ko sagatavot projekta novērtēšanai

Sagatavojiet procesa shēmu, sistēmu sarakstu, anonimizētu datu piemērus, operāciju apjomu un izņēmumus. Norādiet, kurš piešķirs testa piekļuves un pieņems rezultātu. Ja dokumentācijas nav, sāciet ar vairāku tipisku pieteikumu kopīgu izskatīšanu.

Pirmās sarunas rezultātam vajadzētu būt pilotprojekta robežām, skaidriem pieņēmumiem un panākumu kritērijiem. Pēc pirmā scenārija pārbaudes var pievienot blakus posmus: statusu sinhronizāciju, paziņojumus un atskaites.